Yəqin belə bir zarafatla qarşılaşmısınız ki, sahibkarlar yeganə adamlardırlar ki, həftədə 40 saat başqası üçün işləməkdənsə 80 saat özləri üçün işləməyi üstün tuturlar. Gülməli səslənir, amma şirkət böyüdükcə siz yükün yarısından azad olmağı öyrənməsəniz təkcə daimi gərginlik yaşamayacaq, həm də biznesin potensialını məhdudlaşdırmış olacaqsınız.

Sahibkar James P. Friel belə hesab edir ki, şirkət işlərinə az vaxt ayırmaqla eyni zamanda ona olan nəzarətinizi də itirmək istəmirsinizsə biznesinizi sistemli etməlisiniz.

Sistem nədir?

Bir çoxları səhvən belə hesab edirlər ki, sistem deyəndə,  ancaq iri biznes üçün olan nəsə  ciddi birşey və ya hiyləgər bir texnologiya nəzərdə tutulur. Amma düzgün düşünülmüş sistem istənilən həcmdə şirkətə və ya biznesə kömək edə bilər. Belə ki, onun sayəsində iş prosesi daha da axıcı olur və rəhbərlik iş yükündən azad edilir. Sadə sistem üç əsas hissəni özündə daşıyır. Bu üç amilin qarşılıqlı əlaqəsini dərk etməklə siz hər bir məqsədiniz üçün sadə sistem yarada bilərsiniz.

Sistem = İnsanlar + Proses + Alətlər

İnsanlar: tapşırığa görə məsul şəxs kimdir?

Proses: hansı addımları atmaq  və hansı əsas prinsipləri rəhbər tutmaq lazımdır?

Alətlər: tapşırıqların icrası üçün nə lazımdır?

Bunlardan biri olmasa və ya kifayət qədər dəqiq müəyyən edilməsə xoşagəlməz nəticələrlə qarşılaşa bilərsiniz. Sadə bir nümunə: təqvimi idarə etmək.

İnsanlar: sizin assistentiniz.

Proses: görüşlərin planlaşdırılması, vacib tədbirlərə vaxt ayırmaq və sair.

Alətlər: təqviminiz və ya planlayıcı proqramınız.

İndi isə gəlin bir qədər mürəkkəb bir nümunə ilə tanış olaq: müştərilərə xidmətin idarə olunması.

İnsanlar: virtual köməkçi və ya müştərilərlə iş bölməsinin əməkdaşı.

Proses: müəyyən vəziyyətlərdə hansı cavabları verməyi, nə vaxt cavab verməyi, vəziyyət ağırlaşarsa kimə müraciət etməyi dəqiqləşdirmək.

Alətlər: tapşırıq meneceri və ya texniki dəstək xidməti üçün proqram.

Özünüzü sistemlərlə əvəz etmək üçün bu üç hissənin sizə ciddi şəkildə vacib olduğunu bilməlisiniz. Bir çox sahibkarlar daha çox insanlara və alətlərə köklənirlər, proseslərə isə yox. Amma sonuncusu, yəni üçüncü hissə olmadan sistemin görünməyən tərəfləri yaxşı fəaliyyət göstərə bilməzlər.

Keyfiyyətli proseslərin qurulması

Anlaşılan bir proses olmadan tapşırıqların başqa kiməsə ötürülməsi həmişə çətin olur və bu zaman insanlar və ya alətləriniz yaxşı olsa belə, bu heç nəyi həll etməyəcək. Prosesin dəqiq və aydın qurulduğuna sizi arxayın edəcək tək bir sadə strategiya var: tapşırıqları yerinə yetirərkən fəaliyyəti ekranda qeyd edin (tapşırığın ekranda əks olunmayan hissəsini qeyd etmək üçün qeyd dəftərçəsi də tuta bilərsiniz). Qeydi köməkçiyə ötürün və ondan ardıcıl təlimatı davam etdirməsini istəyin. Onu tapşırığa görə məsul olan şəxslə bölüşün. Bu, izahat üçün çoxlu vaxt itirməmənizə imkan verəcək. Bundan başqa, qeydləri saxlayıb gələcəkdə başqa adamlara da ötürmək olar.

Aydın proseslərin qurulması biznes-sisteminizi yeni mərhələyə götürəcək və vaxtınıza qənaət etməklə, həm də şirkətinizin siz olmadığınız vaxtlarda da fəaliyyətinə davam edəcəyinə zəmanət verəcək.